Rechnung statt bar: Warum die Überweisung beim Absetzen Pflicht ist

Du beschäftigst eine Putzkraft und willst die Kosten beim Finanzamt geltend machen? Dann entscheidet eine einzige Sache darüber, ob du am Ende Geld zurückbekommst oder leer ausgehst: wie du bezahlt hast. Wer seine Haushaltshilfe bar entlohnt, verschenkt den kompletten Steuervorteil. Egal wie sauber die Wohnung wird, egal wie ordentlich die Putzkraft arbeitet. Das Finanzamt erkennt Barzahlungen für haushaltsnahe Dienstleistungen schlicht nicht an.

Das klingt hart, hat aber einen Grund. Und es ist auch keine Schikane des Sachbearbeiters, sondern steht so im Gesetz. In diesem Artikel zeige ich dir, warum die Überweisung Pflicht ist, was auf eine korrekte Rechnung gehört und wie du den ganzen Papierkram umgehst, wenn du über eine Vermittlungsplattform buchst.

Kurzfassung: Den Steuervorteil nach §35a EStG bekommst du nur, wenn zwei Dinge zusammenkommen: eine ordnungsgemäße Rechnung und die unbare Zahlung auf das Konto der Putzkraft. Bar abgelöste Beträge erkennt das Finanzamt nicht an, auch nicht mit Quittung. Du darfst dann 20 Prozent der Arbeitskosten von deiner Steuerschuld abziehen, bis zu 4.000 Euro im Jahr. Plattformen wie Wecasa und Helpling lösen das automatisch, weil dort jede Zahlung bargeldlos läuft und du eine vollständige Rechnung im Konto findest.

Warum die unbare Zahlung beim Finanzamt Pflicht ist

Der entscheidende Satz steht in §35a Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes. Dort heißt es sinngemäß: Die Steuerermäßigung gibt es nur, wenn du für die Aufwendung eine Rechnung erhalten hast und die Zahlung auf das Konto des Leistenden erfolgt ist. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Fehlt eine davon, ist der Abzug futsch.

Das Konto des Leistenden meint das Konto deiner Putzkraft oder der Firma, die sie beschäftigt. Eine Überweisung, eine Lastschrift, eine Zahlung per Karte oder über einen Online-Dienstleister zählen alle als unbar. Was nicht zählt: Geldscheine auf den Küchentisch legen. Selbst wenn dir die Putzkraft eine handschriftliche Quittung über die bar erhaltene Summe ausstellt, ändert das nichts. Bargeld bleibt Bargeld, und das Finanzamt streicht den Posten.

Der Gedanke dahinter ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Eine Überweisung hinterlässt eine Spur. Es gibt einen Zahlungsempfänger, ein Datum, einen Betrag, eine Bankverbindung. Bar gezahltes Geld lässt sich dagegen leicht an der Steuer vorbeischleusen. Der Staat sagt also: Wer den Vorteil will, muss nachvollziehbar zahlen. Das ist im Grunde vernünftig.

Was bei Barzahlung wirklich passiert

Stell dir vor, du zahlst deiner Putzkraft jeden Monat 200 Euro bar. Über das Jahr sind das 2.400 Euro, davon vielleicht 1.800 Euro reine Arbeitskosten. Mit dem Steuervorteil hättest du 20 Prozent davon zurückbekommen, also rund 360 Euro. Bei Barzahlung bekommst du davon: nichts.

Und es kann noch unangenehmer werden. Wenn du Kosten in der Steuererklärung angibst und das Finanzamt später Belege anfordert, du aber nur Barquittungen vorlegen kannst, wird der Abzug rückwirkend gestrichen. Im schlimmsten Fall mit Nachzahlung und Zinsen. Wer eine nicht angemeldete Kraft schwarz bar bezahlt, riskiert obendrein ein Bußgeld, weil das als Beihilfe zur Schwarzarbeit gewertet werden kann.

Das Tückische daran: Viele merken den Fehler erst nach Monaten oder sogar Jahren. Die Wohnung war sauber, die Kraft zuverlässig, alles lief gut. Aber der Steuerbescheid kommt eben erst später. Wer von Anfang an per Überweisung zahlt, spart sich diese unangenehme Überraschung.

Was eine korrekte Rechnung enthalten muss

Die Überweisung allein reicht nicht. Das Finanzamt will auch eine ordentliche Rechnung sehen. Ein formloser Zettel ohne Angaben genügt nicht, weil das Amt prüfen können muss, welche Leistung wann erbracht wurde und wie hoch der reine Arbeitsanteil ist. Denn nur die Arbeitskosten sind begünstigt, nicht das Material.

Eine brauchbare Rechnung deiner Putzkraft oder des Anbieters sollte diese Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Putzkraft oder der Firma (Leistungserbringer)
• Dein Name und deine Anschrift als Auftraggeber
• Art der Leistung, also zum Beispiel Reinigung der Wohnung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Der Rechnungsbetrag, idealerweise mit getrennt ausgewiesenen Arbeits- und Materialkosten
• Eine Bankverbindung, auf die du überweisen kannst

Der getrennte Ausweis von Arbeits- und Materialkosten ist wichtig, weil das Finanzamt nur den Arbeitsanteil anerkennt. Fahrtkosten und Maschinenkosten zählen ebenfalls zum begünstigten Anteil, reine Materialkosten wie Reinigungsmittel dagegen nicht. Steht auf der Rechnung nur eine Gesamtsumme ohne Aufschlüsselung, kann es Rückfragen geben. Bei reinen Reinigungsdiensten ist der Materialanteil meist gering, trotzdem hilft eine klare Aufstellung.

Wie du es richtig machst

Die korrekte Vorgehensweise ist eigentlich simpel, wenn man die zwei Bausteine im Kopf behält: Rechnung holen, unbar zahlen. Hier die Schritte für den klassischen Weg mit einer selbstständigen Putzkraft.

Wie du die Kosten genau in der Steuererklärung ansetzt und welche Höchstbeträge gelten, erklärt unser ausführlicher Ratgeber dazu, wie du eine Putzfrau von der Steuer absetzen kannst. Den größeren Rahmen, was alles unter den Begriff fällt, findest du im Überblick zu haushaltsnahen Dienstleistungen.

Warum Plattformen den Papierkram automatisch lösen

Der ganze Aufwand mit Rechnung anfordern und sauber überweisen entfällt komplett, wenn du deine Putzkraft über eine Vermittlungsplattform buchst. Denn dort sind beide Voraussetzungen des §35a EStG von vornherein erfüllt. Du musst nichts extra organisieren.

Bei Wecasa läuft die Zahlung ausschließlich online über die Plattform. Bargeld an die Putzkraft gibt es dort gar nicht, jede Buchung wird bargeldlos abgerechnet und du erhältst eine Rechnung in deinem Konto. Damit ist die unbare Zahlung auf das Konto des Leistenden automatisch gegeben, und der Nachweis liegt digital vor. Wecasa weist zudem darauf hin, dass du 20 Prozent der reinen Arbeitskosten nach §35a EStG absetzen kannst.

Genauso bei Helpling: Die Zahlung erfolgt nach erbrachter Leistung über die hinterlegte Zahlungsmethode, ebenfalls vollständig bargeldlos. Auch hier bekommst du eine ordentliche Rechnung über die Plattform. Beide Anbieter sind geprüfte Vermittlungen, bei denen die Kräfte selbstständig arbeiten und ihre Steuernummer bei der Registrierung nachweisen müssen, was den Steuervorteil zusätzlich absichert.

Wer den Steuerbonus mitnehmen will, ohne sich um Rechnungsvorlagen und Überweisungsbelege zu kümmern, liegt mit einer Plattform richtig. Buchst du über Wecasa, ist die korrekte Rechnung samt bargeldloser Zahlung von vornherein dabei. Als zweite Option mit breiterer Städteabdeckung kannst du Helpling nutzen, das ebenfalls jede Zahlung unbar abwickelt.

Checkliste: So bleibt der Steuervorteil sicher

Zum Mitnehmen die wichtigsten Punkte auf einen Blick. Wenn du alle Haken setzen kannst, erkennt das Finanzamt deine Kosten an.

• Du hast eine Rechnung mit Name, Leistung, Zeitraum und Betrag
• Arbeits- und Materialkosten sind auf der Rechnung getrennt ausgewiesen
• Du hast den Betrag überwiesen, nicht bar gezahlt
• Rechnung und Kontoauszug liegen zusammen abgelegt und sind mehrere Jahre aufbewahrt
• Die Kraft ist legal angemeldet oder über eine geprüfte Plattform gebucht
• Du trägst die Arbeitskosten in die Anlage für haushaltsnahe Dienstleistungen ein

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall, etwa bei Sonderkonstellationen oder größeren Beträgen, wende dich an einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein.